Jednymi z cenniejszych informacji dla lekarza jest karta medyczna pacjenta. Zawarta w dokumentacji medycznej i wynikach badań, czyli w znaczącej mierze w dokumentach, zazwyczaj w formie papierowej. Niestety, dokumenty w formie tradycyjnej mają tendencję do ulegania uszkodzeniu, lub po prostu się gubią. Aby efektywnie gromadzić i wykorzystywać dokumentację medyczną, niezbędny jest system zarządzania obiegiem elektronicznych dokumentów medycznych. Pozwoli on usprawnić procesy związane zarówno z administracją wewnętrzną, jak i z diagnozowaniem, a w efekcie szybszym i efektywniejszym ustaleniem planu leczenia.
Elektroniczna dokumentacja medyczna
Sprawny i elastyczny system obiegu dokumentów jest krwiobiegiem dla placówki medycznej. Zagubione dokumenty, nieudokumentowane badania, niedbała archiwizacja dokumentacji medycznej to czynniki, które zaburzają efektywność przepływu informacji i prowadzą zwykle do marnotrawstwa czasu pacjenta i lekarza, a także produkują dodatkowe koszty dla placówek medycznych. Definitywnym rozwiązaniem tego problemu może być wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Pozwoli on stworzyć jedną, zawsze spójną i aktualną bazę wszystkich dokumentów i informacji medycznych, uwalniającą od ryzyka utraty czasu związanego z poszukiwaniem dokumentów papierowych oraz narzucającą określony rygor – czy raczej porządek – rejestrowania, grupowania i przetwarzania dokumentów. Dobrze skonstruowany i właściwie wdrożony system daje pełną kontrolę nad stanem poszczególnych pacjentów – z uwzględnieniem historii choroby, badań, recept czy historii zwolnień lekarskich. Możliwe jest więc prześledzenie całej ścieżki, jaką obiegł dany pacjent, z uwzględnieniem wszystkich terapii, jakim podlegał.
Efektywna elektroniczna karta medyczna
Sprawą kluczową jest skrócenie czasu wyszukania odpowiedniego dokumentu. Zastąpienie szafy z aktami czy choćby komputera z setkami ważnych plików rozrzuconych po wielu folderach spójnym, przejrzystym systemem informatycznym może spowodować skrócenie tego czasu z minut, a nawet godzin, do pojedynczych sekund. Dodatkowym plusem jest możliwość przepływu informacji pomiędzy różnymi jednostkami – nie tylko placówkami medycznymi, ale i organami powiązanymi, jak ZUS. Odpowiednio sklasyfikowane, natychmiast dostępne dokumenty to zarówno podstawa zachowania efektywności leczenia, jak i możliwość korzystania ze wspólnej wiedzy w obrębie lekarzy różnych specjalizacji. Nierzadko zdarza się, że znika konieczność ponownego przygotowania jakiegoś dokumentu – wyników badań czy historii choroby, albo zagubionej recepty, ponieważ zawsze można znaleźć w systemie wcześniej stworzone materiały tego typu.
Archiwizacja dokumentów medycznych
Wdrożenie odpowiedniego systemu archiwizacji dokumentów medycznych bardzo się opłaca. Oszczędności pojawiają się praktycznie od razu, przede wszystkim w postaci skrócenia czasu pracy poszczególnych osób, odpowiedzialnych za przygotowanie dokumentacji, a także zmniejszenie ilości makulatury. System musi być na tyle elastyczny, żeby można go było dostroić do potrzeb różnych placówek czy lekarzy. Taki system elektronicznego zarządzania dokumentami medycznymi jest podstawą do tworzenia systemów zarządzania informacjami o pacjentach. To usprawnienie, które może pomóc lekarzom poświęcić więcej czasu na pacjenta, szybciej i trafniej go zdiagnozować, a następnie wyleczyć.
